Nel mondo dell'autoriparazione, e in particolare nel settore delle due ruote dove la passione si unisce all'esigenza di un servizio impeccabile, l'efficienza non è un optional. È il motore che alimenta la crescita. Per capire come la digitalizzazione stia trasformando questa realtà, abbiamo incontrato Daniele Dati, titolare di DV MOTO, concessionario ufficiale Honda e partner di tiassisto24 che da tempo ha integrato Planner24 nella sua operatività quotidiana.

Ne è nata una conversazione schietta, che va al cuore dei problemi e delle soluzioni che ogni titolare di officina affronta ogni giorno.

Ciao Daniele, DV MOTO è oggi un punto di riferimento​ su Roma per gli appassionati di moto, ma la vostra è una storia di crescita costante. Puoi raccontarci le tappe fondamentali di questa evoluzione?

"Certo. DV MOTO nasce da una grande passione, e quest'anno festeggiamo i 25 anni di attività. Siamo partiti nel 2000, in un'officina di appena 40 m². La voglia di crescere c'era fin da subito e nel 2004 ci siamo trasferiti in una struttura più grande, da 300 m², iniziando a offrire un servizio multimarca completo, dalla vendita all'assistenza. La vera svolta è arrivata nel 2015, quando ho deciso di concentrare tutte le nostre energie sul marchio Honda, un percorso che ci ha portati a diventare concessionario ufficiale nel 2021 e a trasferirci nell'attuale sede di 1500 m². Oggi siamo un team di circa 11 persone, e ogni passo di questa crescita è stato accompagnato dalla ricerca di una maggiore efficienza."

Prima di adottare Planner24, qual era la sfida operativa più grande nella gestione degli appuntamenti e come impattava sul vostro flusso di lavoro, specialmente in accettazione?

"La nostra sfida più grande era il software gestionale interno. Aveva un modulo per le prenotazioni, ma con limitazioni enormi: la più critica era la mancanza di visibilità in tempo reale tra più utenti. Questo creava un collo di bottiglia pazzesco. Il nostro personale in accettazione era costantemente sotto pressione, costretto a gestire un flusso di chiamate incessante, con il rischio continuo di sovrapposizioni o di perdere prenotazioni. In pratica, la persona dedicata all'accoglienza del cliente passava gran parte del suo tempo al telefono, togliendo valore al servizio e aumentando il rischio di errori. Non era più sostenibile."

L'introduzione di un'agenda online come Planner24 è stata una svolta, anche su richiesta di Honda. Come ha reagito il team a questo cambiamento e quali sono stati i benefici operativi più immediati che avete riscontrato in officina?

"La reazione è stata eccezionale, perché il potenziale si è capito subito. La possibilità di esternalizzare la gestione delle chiamate per gli appuntamenti ha letteralmente liberato il nostro personale di accettazione. Il primo beneficio, immediato, è stato proprio questo: meno stress al banco e più tempo da dedicare al cliente che hai di fronte. Operativamente, tutto è diventato più fluido. Con un'agenda condivisa e sempre aggiornata, la distribuzione dei lavori in officina si è semplificata enormemente. Il capo officina ha una visione chiara del carico di lavoro e può assegnare gli interventi in modo più strategico. Abbiamo eliminato le incomprensioni e ottimizzato i tempi."

Parliamo del destinatario finale del vostro lavoro: il cliente. Avete introdotto comunicazioni automatiche come le conferme via WhatsApp. Qual è stato il loro feedback? Hanno percepito un'evoluzione nel vostro modo di operare?

"Assolutamente sì, e questo è uno degli aspetti che ci ha dato più soddisfazione. I clienti hanno apprezzato moltissimo le comunicazioni automatiche. Ricevere la conferma dell'appuntamento via WhatsApp, con data e ora, è un servizio che viene percepito come moderno e professionale. Trasmette un'idea di organizzazione e di attenzione al cliente che prima, con il solo passaparola telefonico, non riuscivamo a comunicare con la stessa efficacia. Abbiamo notato che i clienti si sentono più sicuri e informati. Anche comunicazioni più semplici, come un messaggio per avvisare di una chiusura per ferie, grazie a questi strumenti raggiungono tutti in modo diretto, a differenza di un post sui social che può perdersi nel flusso. È un cambiamento che eleva la percezione della nostra professionalità."

Oltre alla gestione delle chiamate, quali funzionalità più tecniche di Planner24 si sono rivelate decisive? Penso alla visibilità in tempo reale o alla distribuzione del carico di lavoro. Come vi ha aiutato a passare da una gestione basata sull'esperienza a una più guidata dai dati?

"La visibilità in tempo reale è stata la chiave di volta. Prima ci si affidava molto all'esperienza, alla memoria storica del responsabile d'officina. Ora abbiamo uno strumento oggettivo. La dashboard ci dà una fotografia istantanea e precisa della situazione: quali tecnici sono impegnati, su quali moto, per quanto tempo. Questo ci permette di fare una pianificazione molto più accurata. Se un cliente chiama, non dobbiamo più dire 'la richiamo', ma possiamo dare una risposta certa e immediata consultando l'agenda. Questo significa anche ottimizzare la saturazione. Vediamo subito dove abbiamo 'buchi' da riempire e possiamo gestire il flusso in modo proattivo. In sintesi, siamo passati da una gestione reattiva, che subiva le emergenze, a una proattiva, che governa il flusso di lavoro basandosi su dati chiari e condivisi. Per un'officina che punta alla qualità, questa è una differenza fondamentale."

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